bullet020.gif2005年10月24日

■ 新しい人・プロジェクトと議事録 ■

プロジェクトに対する新規参入者、それも単純にルーチンワーカーとしての参入ではなく、幾許か以上の理解を前提にして仕事をする事が前提とされる新規参入者(例えば、新入社員だとか、プロジェクト管理や設計等の交代要員だとか)に関して、業務に慣れてもらう一番確実な方法は実際に会議に出席して議事録を取ってもらうことだろう。
 逆に、自分が新しくプロジェクトに配属になった場合、いち早くそのプロジェクトになれるためには(例えば、進捗管理なんかの際に)議事録を取らせてもらえるように頼み込むことだ。「上層の事は上層で」という風習がない限りは結構頼み込まれてくれるはずだ。
 
 また、理想を言えば、自分が議論主体になるような会議でも議事録をつけるクセをつけた方が良い。(もっとも、この場合は「議事録」というよりは「会議メモ」という方が正しいだろうが。)
 
 議事録を取ることの具体的なメリットは以下のとおり。
 1) そこに関わるいろいろな人間(顧客等のステークホルダー、あるいは他箇所担当の他企業等)の言葉を「聞く耳」を作ることができる。これは特に新入社員なんかの場合、会議での応答そのものの勉強にもなりうる。そして、もう一点、これは日頃の仕事上での会話とは明らかに異質なものに対する練習である事も付記しておきたい。いくら、日常業務でセンパイや上司あるいは部下と議論し、教えを請うても、同じ業務で利害関係が生じる顧客や他社と話しをする勉強にはまったくならない。そういう意味では議事録をとるのは貴重な経験の場だといって良い。

 2) 会議の様子を知ることによって、自分のチームの対外折衝役になっている人間が、外向きにどのようにアプローチしているかがわかる。これは、今後どのようにそのチームの仕事が進んでいくかを見極めるうえでの重要なファクターだ。人によっては、別に会議場でのその人を見なくても大体どんな感じで話してるかわかるような人間も居るが、結構、会議に出るとプラスの意味でもマイナスの意味でもギャップのある人は結構居るのでやはりそこらへんを肌で感じるのも悪い事ではない。
 但し、あんまり折衝役の会議態度が酷いからって陰口はたたいちゃ駄目よ。


 3) 議事録を取ることによってそこのプロジェクトの「わかっていない言葉」がはっきりする。また、その「わかっていない言葉」を明確にする事によって、そのプロジェクトに関する理解が深まる。
 4) メモに書き取る事によって、不鮮明になっている事がはっきりする。
 
 3)と4)は「人の話を聞くときはメモをとれ」という意味では同件なのでまとめて書くが、特に長丁場の会議で一方的に聞く側に回ると、人間そんなに長い間「人の話を聴く」姿勢ではいられずに漫然と聴いてしまいがちだ。それを防ぐ上でメモを取ることは有効だ。また、メモさえ取っておけば、後でわからなかったワードを人に聴きなおす事もできる。特に回覧する議事録の場合、そこらへんに関して人に理解させる文章を書く必要に迫られるため、「聴きなおす」という行為も自然と発生するため、業務理解・顧客理解に繋がりやすい。
 
まぁ、とにもかくにも新しい人・新しいプロジェクトに出会ったら、まず議事録って事でひとつ。
posted by ウィル at 22:29 | Comment(0) | TrackBack(0) | メモ
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